Die skryf van 'n sakebrief is nie ingewikkeld nie. Hierdie tipe kommunikasie het een doel: om vinnig inligting van u aan die leser oor te dra. Styf, gladde, vloeiende eksemplaar word gelees en verstaan. Enigiets anders kan verwar, verveel of aflei van die punte wat u wil stel. Volg 'n toepaslikesakebrief-formaaten bly op die punt as u hierdie tipe korrespondensie voorberei.
Begin
Sit u beste sakevoet voor deur die brief op 'n hoë-gehalte maatskappy se briefhoof te druk. Voordat u begin, moet u die datum boaan insluit, in lyn met die linkermarge, en laat dan 'n reël of twee en tik die binneadres in lyn met die linkermarge, soos volg:
verwante artikels- Memo-uitleg
- Rol van die administratiewe assistent
- Japannese sakekultuur
Maand, dag, volle jaar (voorbeeld 2010)
John Smith
maatskappynaam
Straatadres
Poskode
Onderwerp
Laat twee reëls onder die adres binne, en tik dan 'Re': (of 'Onderwerp:'). (Opmerking: 'Re:' staan vir 'aangaande'.) Sluit 'n pittige verklaring van die onderwerp van die brief in. Byvoorbeeld:
watter koeldrank om met kroonappel te meng
Re: U aanbieding verlede week
Groetnis
Laat twee reëls tussen die onderwerp en die groet. Neem nooit aan dat 'n gesellige 'Hallo Bob'-groet aanvaarbaar is nie, veral nie as u aan iemand skryf wat u nie ken nie. Gebruik die regte adresvorms wanneer u 'n sakebrief skryf (mnr. Wilson, mev. White). Die uitsondering op die reël is wanneer u nie seker is oor die geslag van die ontvanger nie. As dit moontlik is, kan 'n vinnige oproep na die kantoor help. Maar as dit nie moontlik is nie, moet u geslagsverwysings uitskakel. As jy nie weet nie, moenie raai nie. As u nie seker is oor geslag nie, gebruik dan die hele persoon se naam as 'n groet, soos 'Geagte Bobby Smith'.
Liggaam
Wanneer u die hoofletter skryf, gebruik u eenvoudige, direkte sinne wat u idees duidelik meedeel. 'N Voorbeeld hiervan is soos volg
Geagte meneer Hatchet:
Ek het ons WhamJet-verbindingsproduk nagegaan as 'n oplossing vir u aanlynverbindingseffektiwiteitsprobleem wat ons tydens die Business Boxers Club-vergadering op 3 Julie bespreek het. Ingesluit is spesifikasies en produkinligting vir hersiening soos u versoek het.
Wees spesifiek
Sluit spesifieke besonderhede in sodat die leser duidelik kan verstaan wat u kommunikeer. Hier is 'n voorbeeld:
wat meng jy met rumchata
U het genoem dat u teen die einde van die maand 'n besluit moet neem oor aanlynverbindingsprobleme. Kan ons volgende Woensdag die 21ste om 1:00 vir middagete vergader? Ons kan meer oor WhamJet-toepassings praat, en ek kan enige vrae beantwoord. Ek skakel Maandag eerste om te bevestig.
Wees direk en opreg
Niks is 'n groter afslag as om 'n sakebrief vol opregte hoflikheid of 'n skuldverskuiwing te lees nie:
-
Ek betreur dit opreg dat u u bespreking verloor het as gevolg van u 50ste klasreünie.
-
Ons hoop dat 'n toeslag van 12% op u laaste bestelling u nie in die toekoms sal laat geld nie.
-
Weens omstandighede buite ons beheer ...
stygende tekenversoenbaarheid in romantiese verhoudings
Maak dit eerder persoonlik:
-
Ek kan my nie die nood voorstel wat u moes ervaar toe u hoor dat u u bespreking vir u 50ste klasreünie verloor het nie.
-
Ek weet dat 'n 12% toeslag hoog lyk. Laat my verduidelik waarom dit plaasgevind het. As u dan voel dat u u bestelling moet kanselleer, sal ek verstaan.
-
Ek is jammer, maar u bestelling kan dalk 90 dae vertraag word. Orkaan Dennis het ons pakhuis in Florida vernietig, en ons werk so vinnig as moontlik om dit te herstel en te kontroleer of die inhoud van die pakhuis beskadig word. Ek vra dat u asseblief geduldig moet wees.
Vermy vormbriewe
Vormbriewe is op sy beste onopreg. Laat die leser eerder voel dat hy deur 'n mens gekontak word en nie net woorde wat van 'n rekenaar af gepomp word nie, as u 'n sakebrief skryf.
Stel die toepaslike toon
Koue en verre blyk die gunsteling besigheidsreaksie te wees. Moenie dit navolg nie. Probeer u voorstel dat u persoonlik met iemand praat. Sou u u gesprek met dieselfde opening begin? Sit jouself in jou leser se skoene. As u 'nee' moet sê, hoe wil u dan hê? Neem die tyd om te verduidelik waarom, maar nie op 'n te formele of gemaklike manier nie. Albei hierdie benaderings is beledigend.
Bewaak u gedagtes, en maak nie saak hoe dom u dink 'n persoon is nie, moenie u meerderwaardigheid neerlê of op enige manier meedeel nie. Wees versigtig dat u mening nie in die brief lek nie. Hou ook u woede in toom. As u van die heup af skiet, kan die resultaat rampspoedig wees. As u 'n brief skryf om 'n onderwerp aan te spreek wat u kwaad maak, moet u die brief opsy sit voordat u dit stuur. Beter nog, slaap daarop. Woede verdwyn mettertyd. 'N Besigheidsbrief gevul met insiggewend nie.
Afsluiting van die brief
Aanmaak die brief toe, skryf 'n kort opsomming, herhaal die aksie-items en vertel die ontvanger wat hy volgende kan verwag. Gebruik 'n formele afsluiting soos 'Met vriendelike groete' en laat dan 'n paar reëls vir u handtekening voordat u u naam, titel en maatskappy tik. Byvoorbeeld:
Die uwe,
naam op aktes maar nie op verband nie
Jeff Smith, president
WhamJet-verbindings
Skryf u briewe in hierdie formaat: Groete, erkenning van die probleem, behoefte of versoek, 'n oproep tot aksie van wat u gaan doen of wat die leser moet doen, en teken af.
Wenke
Hou die volgende in gedagte wanneer u 'n sakebrief skryf:
- 'N Besigheidsbrief laat nie toe om kriewelrig te kronkel nie, en' gesprek 'is nie 'n lisensie om slordig te raak nie.
- Maak seker dat u inligting, soos adres, maatskappynaam, persoon se naam en spelling, korrek is.
- Gaan u spelling en grammatika na.Proefleesenwysigu brief sorgvuldig vir foute.
Effektiewe instrument vir besigheidskommunikasie
Daar is baie soorte sakebriewe. U kan dit nuttig vind om 'n paar spesifieke voorbeeldbriewe te hersien, soosvoorbeeld verkoopsbriewe,sakeverskoning briewe, ofaanbevelingsbriewe. Deur die toepaslike formaat te volg en deeglik te oorweeg wat u sê voordat u skryf, kan u 'n gepoleerde,professionele sakebriefwat u onderneming in 'n positiewe lig stel.
